Outlookを便利に使う(クイックパーツ)

書き手
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毎日大量の連絡をメールで受け取っていると返信するのも大変ですね。少しでも楽になるようOutlookで利用している小技をご紹介します。

Outlookにはメール作成が楽になるツールがいくつか用意されています。しかし、メニューをみるとたくさんのボタンがあるので、戸惑いますよね。でも、使うのはほんの少しです。ここでは知っておくだけで後々楽になる小技をご紹介します。

以下の記事はOffice365のOutlookを使用してのご紹介になります。

定型文を差し込むには「クイックパーツ」

クイック パーツ ギャラリーを使用すると、定型句、タイトルや作成者などの文書のプロパティ、フィールドなど再利用可能なコンテンツの作成、格納、検索を行うことができます。

Office365ヘルプより

「クイックパーツ」のボタンはOutlookのメール作成ウィンドウを開いた状態で、ウィンドウのヘッダー部分にある「リボンメニュー」で「挿入」タブを選ぶと現れます。Wordにも同様の機能があるのでご利用の方もいるかもしれません。

リボンメニュー挿入タブに配置された「クイックパーツ」

利用にあたっては作成中のメールが「HTML形式」かどうかで使える機能に制限がありますが、登録、呼び出しだけであれば「テキスト形式」でも問題ありません。編集/削除が必要な場合は、メール作成ウィンドウで「リボンメニュー」で「書式設定」タブを開き、メールの形式を「HTML形式」に切り替えてください。

クイックパーツによく使う文章を登録

利用はメール作成ウィンドウ上で行います。メールを新規作成するか、返信するなどしてメール作成ウィンドウを開きます。

  1. メールを作成してください。
  2. メール本文中でよく使う文章がでてきたら、その部分全体を範囲選択した状態で「挿入」タブ上の「クイックパーツ」をクリックするとメニューが展開します。「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」をクリックします。(「Alt」+「F3」キーでも次の画面を開くことができます。)
  3. 登録ウィンドウが開きますので、覚えやすい「名前」を付けて「OK」を押すと登録完了です。

登録した文章をメールに挿入する

登録をすると次回以降、簡単に同じ文章を簡単に流用し、差し込むことができます。

メールを書いている途中に、上記で登録した文書を挿入したいときは・・・

  1. メール作成ウィンドウで登録文章を挿入したい位置をクリックします。カーソルがその位置に移動します。
  2. リボンメニューの「クイックパーツ」をクリックすると登録している文章が表示されます。
  3. 挿入したいものを選びクリックします。

登録した文章を編集する

「クイックパーツ」の編集画面はないようです。いま登録した文章を変更したい場合は上書きするようにします。登録済みの文章と同じ「名前」で登録しようとすると「文書パーツを設定し直しますか?」と表示するウィンドウが開きますので、OKをクリックすると上書き保存されます。なお、編集/削除する場合、メールの書式が「HTML形式」であることが必要です。メール作成ウィンドウで「リボンメニュー」で「書式設定」タブを開き、メールの形式を「HTML形式」に切り替えてください。

さて、手順としては…

  1. メール作成画面で、クイックパーツから文章を挿入。
  2. 挿入された文章を編集後、登録したい部分を範囲選択(方法は登録方法と同じ)
  3. 登録ウィンドウが開きますので、差し替えたかった文章と同じ「名前」を付けて「OK」を押します。
  4. 「文書パーツを設定し直しますか?」と表示するウィンドウが開きますので、OKをクリックすると上書き保存されます。

以上がクイックパーツのご案内になります。そのほか、署名を活用する、辞書登録する等の小技も定型文運用には便利です。用途に合わせ活用するとメール作成が楽になるかと思います。

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